Кейсы успешной организации корпоративных поездок и бизнес-мероприятий

Задача:

Организовать однодневный выезд школьной группы из 25 человек в Москву на новогоднюю ёлку в Храм Христа Спасителя. Программа должна была быть насыщенной, но не перегруженной, с учётом возраста детей и зимних условий. Задача включала:

• Встречу группы на вокзале утром.

• Проведение экскурсии по ключевым достопримечательностям Москвы.

• Организацию качественного обеда.

• Своевременную доставку к ёлке с учётом возможности сфотографироваться с ростовыми куклами.

• Продолжение экскурсионной программы после ёлки.

• Завершение программы с доставкой группы на вокзал для отправления домой.

Задача

Организовать комфортный и насыщенный 7-дневный тур в Санкт-Петербург для большой группы из 40-45 человек, включающей взрослых и детей. Программа должна включать исторические и культурные достопримечательности, увлекательные развлечения для детей, удобную логистику и питание. Основной вызов — учесть разный возраст участников, разнообразие интересов и обеспечить чёткую координацию на протяжении всей недели.

Задача

Автор и ведущий тренингов «Искусство прикосновений» и «Энергетические аспекты отношений» обратился к агентству «Деловая Поездка» с просьбой помочь организовать регулярные выездные ретриты для крупных групп. Задача заключалась не в наборе участников, а в организации проживания, логистики, покупки билетов, трансферов и программы развлечений в Турции. Особое внимание требовалось уделить индивидуальным пожеланиям участников, которые прибывали в разные дни, разными рейсами и на разное количество дней.

Основные сложности:

• Организация выезда для большой международной группы с участниками из разных стран.

• Необходимость гибких условий по бронированию и отмене блоков номеров.

• Высокие требования к залу для занятий: большая, тихая, закрытая площадка с мягким покрытием, наличием ковриков и аудиосистемой.

• Организация индивидуальных трансферов и помощи с билетами для каждого участника.

• Управление приемом оплаты от участников и разрешение всех вопросов с отелем и логистикой.

Задача

Корпоративный заказчик обратился в агентство с просьбой организовать выезд в Нижний Новгород для 60 человек на корпоративное мероприятие. Основные требования включали:

• Полную организацию логистики, транспортировки и размещения участников.

• Размещение в разных типах номеров, включая двухместное размещение для сотрудников и отдельные комфортные номера для руководства и VIP-гостей. Предполагалось размещение в нескольких отелях, чтобы учесть разные уровни комфорта и класса размещения.

• Помощь с приобретением авиа- и железнодорожных билетов для всех участников.

• Организацию трансферов, включая как групповые, так и индивидуальные поездки, с использованием автомобилей разного класса.

• Поддержку в заселении и трансферах между отелями и местом проведения мероприятия.

Задача

Эксперт по финансовому росту обратился в агентство «Деловая Поездка» с идеей провести выездной тренинг для психологов на катамаране в Турции. Эксперт испытывал сомнения по поводу стоимости мероприятия, набора группы, возможности организации и гибкости условий по отменам. Необходим был подходящий катамаран, опытный капитан, программа тренинга с экскурсиями, а также организация питания на борту и на берегу. Кроме того, у эксперта не было опыта в приеме оплат от участников и организации логистики.

Задача

Корпоративный клиент обратился в агентство с запросом на организацию выезда в Москву для 400 сотрудников на крупное корпоративное мероприятие. Несмотря на позднее обращение, основные требования включали:

• Комплексную логистику, включая транспортировку участников по Москве и трансферы между местом проживания и местом проведения мероприятия.

• Размещение в нескольких комфортабельных отелях высокого уровня, предпочтительно в центральных районах, так как заказчик выразил нежелание расселять сотрудников в отелях в отдалённых районах, таких как Измайлово.

• Организацию проживания и поддержку для сотрудников, решивших остаться в Москве на несколько дней после мероприятия.

Задача

Автор и ведущий тренингов обратился в агентство «Деловая поездка» с запросом на организацию ретрита на Байкале для 40-50 участников. Основные требования включали:

• Подбор гостиницы, соответствующей определенным требованиям: наличие большого зала для практик, достаточное количество номеров, чтобы все участники могли проживать в одном отеле.

• Организация логистики, включая встречу участников в аэропорту Иркутска и координацию их прибытия — как для основной группы, так и для индивидуально прилетающих участников.

• Разработка насыщенной программы досуга, включающей посещение местных достопримечательностей, экскурсии к «местам силы», культурные мероприятия и уникальные практики.

• Организация развлечений, таких как регулярные посещения бани, рыбные шашлыки, приглашение шамана для проведения практик.

• Полная поддержка участников по приобретению билетов, консультации по вопросам организации, а также управление платежами за участие в ретрите и взаимодействие с отелем.

Задача

Корпоративный клиент обратился в агентство «Деловая поездка» с запросом на организацию поездки в Москву для 250 сотрудников из разных городов России. Задачи агентства включали:

• Предварительное составление сметы и бюджета на транспортировку сотрудников из городов, таких как Воронеж, Казань, Екатеринбург, Челябинск и других, с учетом стоимости билетов для каждого направления.

• Подбор и бронирование отеля в районе ст. м. Павелецкая, где планировалось проведение мероприятия, а также создание нескольких резервных вариантов размещения.

• Бронирование номеров с возможностью отмены и корректировок, так как билеты и размещение планировались индивидуально, по запросам каждого сотрудника.

• Организация трансферов и общей логистики мероприятия.

Задача

Корпоративный клиент обратился в агентство с запросом на организацию выезда для 10 сотрудников на корпоративное мероприятие в Петропавловск-Камчатский. Основные требования включали:

• Комфортабельное размещение в отелях, один из которых должен был подходить для деловых мероприятий, а другой – для расслабления в SPA-атмосфере в конце поездки.

• Ограничения по бюджету, но при этом требовалось высокое качество обслуживания и удобное расположение отелей.

• Трансфер, полное сопровождение на всех этапах, билеты бизнес-класса, VIP-залы и помощь в регистрации на рейсы.

• Усложненное документальное оформление: выставление счетов и подготовка документов для нескольких компаний.

Задача

Бизнес тревел агентство «Деловая поездка» получило заказ на организацию тура для девяти взыскательных клиентов на футбольный матч в Калининград в ноябре 2024 года. Запрос клиентов включал:

• Размещение в качественном отеле с комфортом и сервисом высокого уровня;

• Программу с посещением пивоварни и возможностью расслабиться в сауне;

• Личный гид и интересные экскурсии по Калининграду и окрестностям.