Кейс: Организация корпоративного мероприятия для компании в Петропавловске-Камчатском
Задача
Корпоративный клиент обратился в агентство с запросом на организацию выезда для 10 сотрудников на корпоративное мероприятие в Петропавловск-Камчатский. Основные требования включали:
• Комфортабельное размещение в отелях, один из которых должен был подходить для деловых мероприятий, а другой – для расслабления в SPA-атмосфере в конце поездки.
• Ограничения по бюджету, но при этом требовалось высокое качество обслуживания и удобное расположение отелей.
• Трансфер, полное сопровождение на всех этапах, билеты бизнес-класса, VIP-залы и помощь в регистрации на рейсы.
• Усложненное документальное оформление: выставление счетов и подготовка документов для нескольких компаний.
Реализация
Агентство «Деловая поездка» разработало комплексный план поездки, который объединил деловую часть и отдых для сотрудников компании.
Подробная программа поездки
День 1: Прибытие и размещение в деловом отеле
• Бизнес-класс и VIP-залы: Авиабилеты были забронированы в бизнес-классе для обеспечения комфорта на длительном перелете. По прилете – доступ к VIP-залу, помощь при регистрации и с багажом.
• Трансфер: Комфортабельный трансфер доставил сотрудников из аэропорта в отель, расположенный в центре города.
• Размещение: Гостиница для проведения делового мероприятия была выбрана с учетом доступного бюджета и необходимых для проведения встреч условий. В зале конференций были предусмотрены все технические требования для презентаций и совещаний.
• Ужин в ресторане отеля: Организован приветственный ужин для всех участников в ресторане отеля с учетом пожеланий по меню и возможностью неформального общения.
День 2: Проведение деловых встреч и экскурсия
• Завтрак в отеле.
• Деловое мероприятие: В конференц-зале отеля прошло основное мероприятие, подготовленное агентством. Все технические моменты и кейтеринг были организованы по требованиям клиента.
• Обзорная экскурсия по Петропавловску-Камчатскому: После деловой части сотрудники отправились на экскурсию по городу с гидом. Маршрут включал знаковые достопримечательности города и остановки для фотосессий.
• Вечерний отдых и свободное время.
День 3: Переезд в SPA-отель и релакс-программа
• Переезд в SPA-отель «Лагуна»: После активного рабочего дня сотрудники переехали в отель, который предоставил условия для полноценного отдыха.
• SPA-услуги и релакс: Забронированные SPA-процедуры включали массажи, бассейны с термальной водой и сауну. Каждый участник смог выбрать подходящие услуги для восстановления и релаксации.
• Заключительный ужин: Финальный ужин в ресторане SPA-отеля стал завершающим мероприятием, которое оставило приятные воспоминания у всех участников.
День 4: Отъезд
• Трансфер в аэропорт: По завершении поездки организован трансфер в аэропорт с помощью при регистрации, доступом к VIP-залам и комфортной отправкой участников рейса.
• Документальное оформление: По запросу клиента агентство подготовило всю необходимую отчетность и выставило счета по требуемым формам для нескольких компаний, участвующих в организации мероприятия.
Отзыв клиента
“Сотрудники вернулись с поездки с отличными впечатлениями. Все было организовано четко: от выбора комфортных отелей и продуманного маршрута до полного сопровождения на всех этапах. Особая благодарность агентству за гибкость в вопросах бюджетных ограничений и профессионализм в работе с документами. Такое внимание к деталям значительно облегчило работу нашего тревел-менеджера, помогло соблюсти внутренние процедуры компании и обеспечило полный комфорт наших сотрудников на всех этапах поездки!”
Итоги
Агентство «Деловая поездка» в очередной раз подтвердило свою способность эффективно организовывать комплексные деловые мероприятия с элементами отдыха, соблюдая при этом все финансовые и организационные требования клиента. В результате поездка стала не только полезной с профессиональной точки зрения, но и оставила приятные воспоминания у сотрудников компании.
