Кейс: Организация корпоративного выезда в Москву для 250 сотрудников с предварительным бюджетированием и гибкой логистикой
Задача
Корпоративный клиент обратился в агентство «Деловая поездка» с запросом на организацию поездки в Москву для 250 сотрудников из разных городов России. Задачи агентства включали:
• Предварительное составление сметы и бюджета на транспортировку сотрудников из городов, таких как Воронеж, Казань, Екатеринбург, Челябинск и других, с учетом стоимости билетов для каждого направления.
• Подбор и бронирование отеля в районе ст. м. Павелецкая, где планировалось проведение мероприятия, а также создание нескольких резервных вариантов размещения.
• Бронирование номеров с возможностью отмены и корректировок, так как билеты и размещение планировались индивидуально, по запросам каждого сотрудника.
• Организация трансферов и общей логистики мероприятия.
Реализация
Агентство «Деловая поездка» разработало гибкую стратегию, учитывая специфику бронирования и изменения в составе участников. Это позволило обеспечить максимальный комфорт и эффективное управление логистикой.
Подробная программа организации поездки
Предварительное планирование и расчет бюджета
• Расчет стоимости билетов: Специалисты агентства провели анализ цен на билеты из Воронежа, Казани, Екатеринбурга, Челябинска и других городов. Были составлены детализированные сметы, в которые включались как авиабилеты, так и железнодорожные билеты, с учетом возможных изменений стоимости.
• Подбор вариантов отелей: В рамках требований клиента по размещению сотрудников недалеко от ст. м. Павелецкая были подобраны несколько отелей различного уровня. Условия бронирования были согласованы с учетом возможности отмен и корректировок.
• Предварительное бронирование: Все выбранные отели были забронированы сильно заранее, что позволило сохранить за клиентом места, а также предусмотреть гибкость в изменении данных брони при необходимости.
Этапы реализации
1. Организация транспортировки
• Индивидуальный подбор билетов: Учитывая пожелания каждого сотрудника, агентство индивидуально подбирало и бронировало билеты для каждой поездки. Это обеспечило высокий уровень комфорта и позволило соблюсти предпочтения сотрудников в расписании и классе билетов.
• Своевременные корректировки: Специалисты агентства регулярно отслеживали изменения в графиках и списке участников, вносили своевременные изменения в бронирования и предлагали альтернативные варианты при необходимости.
2. Размещение
• Фиксированные и гибкие брони: Агентство забронировало номера с возможностью гибкого изменения условий, чтобы адаптироваться к изменениям в списке участников. На этапе заселения специалисты агентства обеспечили оперативное распределение участников по номерам, помогая каждому сотруднику сориентироваться.
• Скоординированное заселение: Представители агентства присутствовали на месте для помощи с регистрацией и решением оперативных вопросов, чтобы процесс заселения прошел гладко и без задержек.
3. Логистика и трансферы
• Трансферы по Москве: Были организованы групповые и индивидуальные трансферы, чтобы обеспечить удобное перемещение участников от вокзалов и аэропортов до отелей, а также между отелями и местом проведения мероприятия.
• Полное сопровождение на мероприятии: Представители агентства были на связи в течение всего мероприятия, оказывая поддержку в организации трансферов и оперативных вопросов логистики.
Отзыв клиента
“Организация поездки для такого количества людей — это всегда сложно, но «Деловая поездка» справилась отлично. Все было спланировано до мелочей, с учётом всех наших пожеланий по индивидуальным билетам и гибкому бронированию отелей. Своевременные корректировки брони и гибкость в изменениях позволили нам не беспокоиться о деталях, даже если кто-то менял планы в последний момент. Спасибо за ваш профессионализм и оперативность! Будем рады снова сотрудничать.”
Итоги
Агентство «Деловая поездка» обеспечило высокий уровень организации для выезда 250 сотрудников корпоративного клиента, предложив гибкие и экономически эффективные решения. Детальное планирование, своевременное внесение изменений и полный контроль логистики позволили провести мероприятие без проблем и удовлетворить запросы каждого участника.
