Кейс: Организация корпоративного выезда в Москву для 400 сотрудников
Задача
Корпоративный клиент обратился в агентство с запросом на организацию выезда в Москву для 400 сотрудников на крупное корпоративное мероприятие. Несмотря на позднее обращение, основные требования включали:
• Комплексную логистику, включая транспортировку участников по Москве и трансферы между местом проживания и местом проведения мероприятия.
• Размещение в нескольких комфортабельных отелях высокого уровня, предпочтительно в центральных районах, так как заказчик выразил нежелание расселять сотрудников в отелях в отдалённых районах, таких как Измайлово.
• Организацию проживания и поддержку для сотрудников, решивших остаться в Москве на несколько дней после мероприятия.
Реализация
Агентство «Деловая поездка» справилось с этой сложной задачей благодаря точному планированию и слаженной работе команды, которая обеспечила полное сопровождение участников на всех этапах поездки.
Подробная программа поездки
Подготовка и бронирование
• Размещение: С учетом позднего обращения клиента и высокого спроса на отельные номера в центре Москвы, агентство организовало размещение сотрудников в нескольких отелях. Были выбраны современные и комфортабельные отели в центре и в районах, откуда легко добраться до места проведения мероприятия.
• Дополнительное проживание: Для сотрудников, решивших остаться в Москве после официальной части мероприятия, агентство забронировало номера на дополнительные даты, а также помогло с продлением проживания и бронированием новых мест при необходимости.
• Трансферы и логистика: Разработана схема трансферов с учетом высокой загруженности московских дорог, чтобы обеспечить максимальную пунктуальность. Были организованы автобусы для групповых трансферов и дополнительные автомобили для индивидуального передвижения VIP-гостей и руководства.
День 1: Прибытие и размещение
• Встреча в аэропортах и на вокзалах Москвы: Агентство распределило участников по прибытию и помогло с ориентированием в разных транспортных узлах столицы, организовав удобные точки сбора и отправки.
• Групповые и индивидуальные трансферы в отели: Сотрудники и VIP-гости были доставлены в разные отели согласно забронированным местам. Специалисты агентства присутствовали на месте, чтобы помочь с заселением, решить оперативные вопросы и скоординировать размещение.
• Поддержка при заселении: С учетом большого количества участников и их расселения в нескольких отелях, агентство обеспечило быстрое и беспроблемное заселение.
День 2: Корпоративное мероприятие
• Трансферы к месту проведения мероприятия: Организованы автобусы для группового трансфера сотрудников и индивидуальные автомобили для руководителей и VIP-гостей. Логистика была продумана до мелочей, чтобы избежать задержек и вовремя доставить участников на мероприятие.
• Присутствие представителей агентства на месте: Специалисты агентства координировали процесс в течение всего дня, помогая с передвижением и решая возникающие организационные вопросы.
День 3: Завершение мероприятия и отъезд
• Трансферы для выезжающих: Для возвращения сотрудников на рейсы были организованы групповые и индивидуальные трансферы до аэропортов и вокзалов. Каждому участнику был предоставлен полный пакет поддержки, включая помощь с багажом и координацию времени отправки.
• Продление проживания для оставшихся: Для сотрудников, решивших остаться в Москве после официальной части, агентство предоставило поддержку в продлении проживания или организации альтернативного размещения в случае полной загрузки отелей.
Отзыв клиента
“Организация поездки для 400 человек в Москве — это сложная задача, но агентство «Деловая поездка» справилось на все сто! Даже несмотря на поздний запрос, все прошло без заминок: сотрудники были довольны комфортом и доступностью отелей, мероприятие прошло на высшем уровне, а для тех, кто решил остаться в Москве, была организована вся необходимая поддержка. Огромное спасибо за высокий уровень организации и внимания к каждому участнику. Обязательно обратимся снова!”
Итоги
Агентство «Деловая поездка» успешно реализовало масштабное корпоративное мероприятие, обеспечив комфортное размещение, продуманную логистику и полное сопровождение для каждого из участников. Успешное завершение мероприятия в условиях позднего бронирования и большого объема работ позволило клиенту сосредоточиться на цели поездки, оставив все организационные моменты профессионалам.
