Кейс: Организация корпоративного выезда в Нижний Новгород для 60 сотрудников и гостей компании
Задача
Корпоративный заказчик обратился в агентство с просьбой организовать выезд в Нижний Новгород для 60 человек на корпоративное мероприятие. Основные требования включали:
• Полную организацию логистики, транспортировки и размещения участников.
• Размещение в разных типах номеров, включая двухместное размещение для сотрудников и отдельные комфортные номера для руководства и VIP-гостей. Предполагалось размещение в нескольких отелях, чтобы учесть разные уровни комфорта и класса размещения.
• Помощь с приобретением авиа- и железнодорожных билетов для всех участников.
• Организацию трансферов, включая как групповые, так и индивидуальные поездки, с использованием автомобилей разного класса.
• Поддержку в заселении и трансферах между отелями и местом проведения мероприятия.
Реализация
Агентство «Деловая поездка» разработало комплексный план поездки и обеспечило полное сопровождение, от оформления билетов до последующего трансфера участников.
Подробная программа поездки
Подготовка и бронирование
• Размещение: Агентство забронировало номера в нескольких отелях, чтобы соответствовать различным запросам компании. Рядовые сотрудники были размещены в двухместных номерах среднего класса, в то время как для руководителей и VIP-гостей были выбраны номера повышенной комфортности в более престижных гостиницах.
• Билеты: Осуществлена покупка авиа- и железнодорожных билетов, с учетом предпочтений и требований сотрудников. Для некоторых VIP-гостей и руководства забронированы места бизнес-класса.
• Трансферы: Была организована сложная система трансферов. Для рядовых сотрудников были заказаны комфортабельные автобусы, в то время как для руководства и VIP-гостей - индивидуальные автомобили разного класса, включая представительские.
День 1: Прибытие и размещение
• Встреча в аэропорту и на вокзале: Представители агентства встретили участников по прибытию, обеспечив организацию сбора и распределения групп.
• Групповые и индивидуальные трансферы в отели: Организованы автобусные трансферы для сотрудников и индивидуальные трансферы для руководителей и VIP-гостей до соответствующих отелей.
• Помощь с заселением: Агентство обеспечило оперативное размещение, присутствуя на месте и помогая каждому участнику пройти процесс заселения без задержек.
День 2: Корпоративное мероприятие и трансферы
• Трансфер до места проведения мероприятия: Организованы автобусы для коллективного трансфера сотрудников, а также индивидуальные машины для руководства и VIP-гостей. Пунктуальность была обеспечена за счет заранее спланированной логистики, включая дополнительные резервы для индивидуальных поездок.
• Поддержка на мероприятии: Представители агентства присутствовали на мероприятии, помогая организовать транспортировку участников обратно в отели и предоставляя дополнительную поддержку, если требовалось.
День 3: Отъезд
• Трансферы в аэропорт и на вокзал: Тщательно спланированная логистика позволила всем участникам своевременно покинуть отели и прибыть на свои рейсы без задержек.
• Поддержка при регистрации и посадке: Специалисты агентства обеспечили помощь при регистрации на рейсы и оформлении багажа для всех сотрудников, что значительно упростило процесс.
Отзыв клиента
“Организация такого масштабного выезда потребовала много внимания к деталям, и «Деловая поездка» с этим справилась блестяще. Каждый момент был продуман, начиная от подбора отелей до комплексного подхода к трансферам. Благодаря агентству весь процесс прошел гладко, сотрудники и руководство остались довольны уровнем комфорта и вниманием, которое было уделено каждому. Благодарим за высокий профессионализм и четкость в организации — с такими партнерами можно быть уверенными в результате!”
Итоги
Агентство «Деловая поездка» успешно организовало масштабный выезд, обеспечив комфорт и высококлассное сопровождение всех участников. Проект продемонстрировал возможности агентства по работе с корпоративными клиентами и их разноплановыми запросами, что позволило клиенту сосредоточиться на мероприятии, доверив все организационные вопросы профессионалам.
