Кейс: Организация ретрита по йоге в Турции для 150 человек
Задача
Автор и ведущий тренингов «Искусство прикосновений» и «Энергетические аспекты отношений» обратился к агентству «Деловая Поездка» с просьбой помочь организовать регулярные выездные ретриты для крупных групп. Задача заключалась не в наборе участников, а в организации проживания, логистики, покупки билетов, трансферов и программы развлечений в Турции. Особое внимание требовалось уделить индивидуальным пожеланиям участников, которые прибывали в разные дни, разными рейсами и на разное количество дней.
Основные сложности:
• Организация выезда для большой международной группы с участниками из разных стран.
• Необходимость гибких условий по бронированию и отмене блоков номеров.
• Высокие требования к залу для занятий: большая, тихая, закрытая площадка с мягким покрытием, наличием ковриков и аудиосистемой.
• Организация индивидуальных трансферов и помощи с билетами для каждого участника
• Управление приемом оплаты от участников и разрешение всех вопросов с отелем и логистикой.
Реализация
Агентство «Деловая Поездка» взяло на себя полное сопровождение мероприятия, от поиска подходящего отеля и зала до координации каждого индивидуального трансфера, что позволило организовать ретрит комфортно и профессионально для всех участников.
Подробная программа организации ретрита
Подготовка и бронирование
• Выбор отеля и зала для занятий: Агентство нашло отель, соответствующий всем требованиям, с просторным залом, обеспечивающим уединение, звукоизоляцию и мягкое покрытие. Дополнительно была установлена аудиосистема и подготовлены коврики, что обеспечило комфортное пространство для практик.
• Гибкие условия бронирования: Для такого большого количества участников был согласован гибкий контракт на бронирование номеров с возможностью изменений и отмен, что обеспечило удобство для участников, которые прибывали и выезжали в разные дни.
Этапы реализации
1. Логистика и поддержка участников
• Индивидуальное бронирование билетов: Участники прилетали из разных городов и стран, и агентство помогало с бронированием авиабилетов, организуя удобные рейсы и составляя график прилета и вылета.
• Индивидуальные трансферы: Учитывая, что каждый участник прибыл в Турцию в свое время, агентство обеспечило множество индивидуальных трансферов в оба конца. Специалисты агентства координировали встречи и проводы участников, чтобы каждый участник прибыл в отель и уехал в аэропорт без задержек.
2. Программа мероприятий и развлечений
• Экскурсии и досуг: Помимо ежедневных занятий, были организованы экскурсии — прогулка на яхте по живописным местам и двухдневная поездка в Каппадокию. Это позволило участникам не только погрузиться в практики, но и познакомиться с культурой и природой Турции.
• Питание и удобства: Питание на территории отеля было организовано с учетом предпочтений участников, чтобы каждый смог насладиться местной кухней, а также специальными блюдами для занятий и восстановления сил.
3. Организация оплаты и координация с отелем
• Прием оплат: Агентство обеспечило прием оплат от участников, взяв на себя все вопросы бухгалтерского и финансового сопровождения.
• Координация с отелем: Специалисты агентства вели коммуникацию с отелем на всех этапах, чтобы решить любые вопросы, возникающие у участников, и обеспечить их комфортное пребывание.
Отзыв участника
“Ретрит был чем-то невероятным. Являюсь активным участником многих подобных мероприятий, но эта поездка выделялась с первых минут. Внимание к деталям, профессионализм и организованность на высшем уровне! Места для практик идеально продуманы — зал комфортный и уютный, трансферы — безупречные. А благодаря экскурсиям и прогулкам на яхте, я не только углубился в практики, но и почувствовал настоящую атмосферу Турции. Огромное спасибо за организацию!”
Итоги
Агентство «Деловая Поездка» успешно организовало ретрит по йоге для крупной группы, обеспечив полное сопровождение и индивидуальный подход для каждого участника. Гибкие условия, высокий уровень сервиса и насыщенная программа сделали мероприятие незабываемым для всех участников, которые остались в восторге от удобства, комфорта и профессионализма организации.
